L’Archivio di Stato di Milano è un organo periferico del Ministero della Cultura, alle dipendenze della Direzione generale per gli Archivi.*
Come musei, biblioteche, aree e parchi archeologici, complessi monumentali, l’Archivio di Stato è un “istituto e luogo della cultura”, deputato a raccogliere, inventariare e conservare documenti originali d’interesse storico e ad assicurarne la consultazione per finalità di studio e di ricerca.
In base alla vigente normativa, l’Archivio di Stato di Milano ha il compito di:
- CONSERVARE il proprio patrimonio documentario, formato dagli archivi pre-unitari; dai documenti d’interesse storico, destinati a conservazione permanente, versati dagli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, trent’anni dopo l’esaurimento degli affari, o nel caso delle liste di estrazione e di leva, settant’anni dopo l’anno di nascita della classe cui si riferiscono o ancora, nel caso di rogiti notarili, cento anni dopo la fine dell’attività del notaio. L’Istituto conserva anche gli atti di uffici statali soppressi o di enti pubblici estinti, e, solo temporaneamente, gli archivi e la documentazione di enti pubblici, tramite deposito temporaneo. Infine archivi privati ceduti o donati definitivamente allo Stato, o depositati temporaneamente tramite comodato. La conservazione è attuata attraverso attività di studio, prevenzione, manutenzione e restauro, nonché grazie all’inventariazione del patrimonio documentario.
- SORVEGLIARE gli uffici statali che verseranno la propria documentazione, grazie all’attività delle Commissioni di sorveglianza, formate da rappresentanti dei singoli uffici, dell’Archivio di Stato, della Prefettura. Esse si riuniscono periodicamente per vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, definire i criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, proporre alla Direzione generale per gli archivi gli scarti, predisporre i versamenti, identificare atti di natura riservata.
- VALORIZZARE con attività promozionali e divulgative il proprio patrimonio. Rientrano in quest’ambito la consulenza al pubblico, l’organizzazione di mostre documentarie, di manifestazioni d’interesse scientifico - culturale, la redazione di strumenti di ricerca, la pubblicazione di studi e strumenti di ricerca, l’edizione di fonti ma anche la diffusione delle informazioni sull’Istituto e sulle sue iniziative tramite il sito web. Tali attività possono essere sponsorizzate anche da soggetti privati.
- Organizzare ATTIVITA’ DIDATTICHE, nell’ambito della Scuola di archivistica, paleografia e diplomatica e attraverso il Servizio educativo. Rientrano in questo settore visite guidate, laboratori didattici, seminari, convegni…
L'accesso alla documentazione per finalità di lettura, studio e ricerca è generalmente libero e gratuito. Tuttavia, per tutelare la riservatezza, è richiesta dalla legge l’autorizzazione del Ministero dell’Interno per consultare:
- documenti versati in anticipo rispetto ai termini previsti dalla normativa;
- documenti riservati, relativi alla politica estera o interna dello Stato, per cinquanta anni dopo la loro data;
- documenti contenenti dati sensibili o relativi a provvedimenti di natura penale, per quaranta anni dopo la loro data;
- documenti contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, per settant’anni dopo la loro data;
- documenti di archivi privati donati o ceduti per i quali i depositanti abbiano posto la condizione di non consultabilità per l’ultimo settantennio.
La richiesta di autorizzazione (PDF, 11 KB) deve essere inoltrata dall’interessato, insieme al progetto di ricerca in cui siano specificati l’argomento, le finalità dello studio e la modalità di diffusione dei dati, alla Prefettura di Milano che provvede all’inoltro dell’istanza al Ministero dell’Interno.
testo redatto da Carmela Santoro, Archivista di Stato
Fonti normative di riferimento:
Decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, Norme relative all'ordinamento ed al personale degli archivi di Stato (articoli vigenti)
Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio (e successive modifiche)
Decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001, n. 37, Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato
Decreto legislativo 30 giu 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali
Provvedimento del Garante 14 marzo 2001, Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici
* La legge 24 giugno 2013, n. 71 ha affidato al Ministero per i beni e per le attività culturali le competenze sul turismo e modificato la denominazione in Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo.
Gli Archivi di Stato italiani sono 101 e si trovano nei capoluoghi di provincia. A questi si aggiungono 35 Sezioni di Archivio di Stato, istituite in città non capoluogo. Per un elenco si veda la Guida Generale degli Archivi di Stato Italiani.
