Guida rapida al sito dell'Archivio di Stato di Milano
a cura dell’URP (Ufficio relazioni con il Pubblico) – Milano, gennaio 2018 - aggiornamento: Febbraio 2026
La Guida rapida è intesa ad agevolare la consultazione del sito rispondendo in modo sintetico alle domande più frequenti* (FAQ = Frequently Asked Questions) di chi ci contatta e rinviando alle pagine del sito che contengono risposte esaurienti.
* Domande frequenti:
DOVE? = indirizzo, come arrivare
QUANDO? = orari
COME? = richieste, modulistica, riproduzioni e pagamenti, visite, collaborazioni…
COSA? = materiale conservato in Archivio per diversi tipi di ricerca; Guida alle ricerche su particolari sezioni documentarie.
ATTENZIONE: non inviare file con le seguenti estensioni .png, .wmz, .jpeg, perché non vengono supportati dal sistema documentale e possono sfuggire all'acquisizione da parte dell'Ufficio protocollo.
Accesso
1. Chi può accedere all’Archivio?
L'accesso all’Archivio è libero e consentito a tutti.
Tutti i cittadini, italiani e stranieri, possono accedere liberamente e consultare il materiale archivistico per motivi di studio, di ricerca e per finalità amministrative, previa registrazione sulla piattaforma Sala Studio. Un’eccezione riguarda i minorenni che, per accedere alla sala di studio, devono essere accompagnati da un adulto.
Non possono invece essere ammessi coloro che sono stati esclusi dalle sale di studio ai sensi dell’art. 91 del R.D. n.1163/1911.
2. Occorre prenotare per accedere all’Archivio?
L’ accesso all’Istituto e alla sala inventari per richiesta informazioni e/o per consulenza archivistica è libero e non necessita di iscrizione né prenotazione.
Per l’accesso alla sala di studio dell’Archivio e per la consultazione del materiale archivistico, invece, è necessario effettuare l’iscrizione e prenotare i documenti attraverso la piattaforma Sala Studio.
Per utenti italiani e provenienti da Paesi UE, la registrazione sulla piattaforma deve avvenire esclusivamente tramite gli strumenti di identificazione digitale (SPID, CIE); per utenti provenienti da Paesi Extra UE invece, mediante username e password.
Per chi si reca in Archivio di sabato, previa iscrizione, è necessario effettuare la prenotazione del materiale archivistico sulla piattaforma entro le ore 10:00 del venerdì precedente.
3. L’accesso è gratuito o ci sono delle spese da sostenere?
L’accesso all’Archivio e ai servizi di Sala Studio è sempre gratuito.
Fanno eccezione le eventuali spese da sostenere per chi decide di usufruire del servizio di fotoriproduzioni fornito dall’Istituto.
4. Come riconosco la sede dell’Archivio di Stato di Milano?
L’Archivio di Stato di Milano ha sede in Via Senato 10.
L’Istituto è situato all’interno di un edificio storico riconoscibile dalla scritta esterna “Palazzo del Senato” e dalla presenza della scultura “Mère Ubu” dell’artista Joan Mirò.
La Sala di Studio si trova al primo piano dell’edificio.
5. Se ho bisogno di informazioni e/o aiuto, come posso contattare l’Archivio?
È possibile contattare l’Istituto al numero 02 7742161 (centralino) oppure tramite email ai seguenti indirizzi: as-mi@cultura.gov.it o as-mi@pec.cultura.gov.it.
Le richieste sono inoltrate agli uffici competenti; per le richieste pervenute tramite e-mail, i tempi di risposta sono massimo 30 giorni.
Patrimonio
6. Come faccio ad individuare un documento e chi può supportarmi nella ricerca?
Il primo passo per l’individuazione di un documento archivistico è la consultazione degli inventari, che è possibile in digitale nella sezione Fondi e Inventari sul sito dell’Istituto o in forma cartacea nella sala inventari dell’Archivio. Altri strumenti utili per le ricerche sono le banche dati online e le riproduzioni digitali di alcuni fondi dell’Archivio, disponibili sul nuovo portale Archivio Digitale dell’ICAR-Istituto Centrale per gli Archivi e consultabili anche sul sito nella sezione Riproduzioni digitali in rete e Banche dati.
Pe orientarsi nella ricerca, inoltre, è possibile richiedere una consulenza con un funzionario archivista. I funzionari sono disponibili telefonicamente al numero02 7742161 (centralino) oppure in sede, dal lunedì al venerdì dalle ore 8:45 alle ore 15:45.
7. Cosa devo sapere prima di accedere alla Sala di studio dell’Archivio?
Prima di accedere alla sala di studio dell’Archivio, ogni utente è tenuto a leggere il regolamento, nel quale sono presenti tutte le indicazioni da rispettare.
In generale, è fondamentale tenere un atteggiamento decoroso ed evitare comportamenti lesivi della dignità delle persone e dei luoghi e dell’integrità del materiale messo a disposizione. In particolare, all’interno della sala di studio sono ammessi solo fogli sciolti, matite e dispositivi elettronici (cellulari, pc, apparecchi fotografici, tablet); altri oggetti come, ad esempio, penne, borse, custodie, soprabiti, cibi e bevande devono essere depositati in appositi armadietti all’ingresso.
In sala di studio ognuno è responsabile del materiale archivistico preso in carico: ogni utente deve consultare un documento per volta, per un massimo di 5 unità archivistiche al giorno. I pezzi richiesti possono essere mantenuti in deposito, fino a un massimo di 4, per una settimana (rinnovabile). Non sono ammessi lo scambio né la condivisione dei documenti tra utenti.
Per ulteriori informazioni e dettagli si rimanda alla sezione Sala studio sul sito istituzionale.
8. Quali sono i documenti digitalizzati e in che modo posso consultarli?
Nella sezione Riproduzioni digitali in rete e Banche dati sul sito dell’Archivio è possibile trovare l’elenco dei fondi e degli strumenti di ricerca attualmente disponibili in digitale e consultabili sul portale Archivio Digitale dell’ICAR-Istituto
Centrale per gli Archivi. Non tutti i documenti elencati sono visionabili online; altri, invece, possono essere consultati in digitale solo presso la sede dell’Istituto.
È possibile verificale le condizioni di consultabilità di fondi e documenti sui relativi inventari nella sezione Fondi e Inventari.
9. Posso consultare tutti i documenti conservati o ci sono eccezioni?
I documenti conservati presso l’Archivio di Stato di Milano sono consultabili senza limitazioni salvo alcune eccezioni.
In particolare, sono sottoposti a limiti di consultabilità: documenti degli ultimi 70 anni (ad esempio le sentenze degli ultimi 40, 50 e 70 anni), documenti pregiati (come i fondi Cimeli, Pergamene per Fondi, Museo diplomatico, Sigilli, Bolle e brevi, Diplomi e dispacci sovrani), fondi catastali (Catasto e Registri catastali) e documenti pesanti e/o di grandi dimensioni. Questo tipo di materiale archivistico necessita di prenotazione anticipata, di particolari verifiche preventive e autorizzazioni specifiche. Per maggiori dettagli si rimanda al regolamento e alla pagina Fondi e Inventari sul sito istituzionale.
Eventuali limitazioni di consultabilità dei documenti sono segnalate agli utenti anche in fase di prenotazione tramite piattaforma (stato “Sospeso”). In questi casi, si consiglia di mettersi in contatto con l’Archivio per conoscere modalità e tempistiche di distribuzione.
10. Posso consultare il patrimonio della Biblioteca?
L’Archivio di Stato di Milano è dotato di una Biblioteca specializzata in testi e riviste di archivistica, paleografia, diplomatica e di storia (soprattutto storia lombarda e opere che utilizzano la documentazione conservata dall'Archivio).
I volumi conservati possono essere richiesti, per un massimo di 4 al giorno, dal lunedì al venerdì presso il desk accoglienza dell’Archivio, secondo gli orari dell’Istituto, oppure tramite e-mail ad as-mi.prenotazione@cultura.gov.it con un preavviso di almeno 24 ore. Per la giornata del sabato, le richieste devono essere inoltrate entro le ore 10.00 del venerdì precedente.
Per ogni volume richiesto, l’utente deve indicare: titolo, autore e collocazione (individuabile tramite l’OPAC del Polo della Regione Lombardia).
I volumi prenotati sono consultabili in sala di studio e sono esclusi dal prestito.
Servizi
11. Posso fotografare e/o fotocopiare i documenti dell’Archivio?
Gli utenti possono effettuare gratuitamente fotoriproduzioni del materiale consultato in sala di studio servendosi di mezzi propri, nel caso di acquisizioni per uso di studio o personale e senza scopo di lucro. Per questo tipo di riproduzioni è necessario compilare l’apposito modulo presente in sala di studio e selezionare l’opzione “Richiesta di fotoriproduzione con mezzi propri” in fase di prenotazione sulla piattaforma Sala Studio. La fotoriproduzione con mezzi propri deve comunque avvenire nel pieno rispetto dello stato di conservazione e leggibilità dei documenti.
Sono esclusi dalla fotoriproduzione con mezzi propri: documenti fragili o danneggiati, di grandi dimensioni (> formato A2) oppure documenti sottoposti a vincoli di riservatezza e consultabilità. Per questo tipo di materiale è necessario richiedere copia all’ufficio fotoriproduzioni interno all’Istituto. Il servizio offerto d’Archivio prevede dei costi sulla base del tariffario vigente.
Per maggiori dettagli si rimanda alla sezione Servizio di fotoriproduzione sul sito istituzionale.
12. Quali sono gli step da seguire in caso di pubblicazioni con materiale d’archivio (fotografie, citazioni)?
In caso di pubblicazioni con materiale d’Archivio bisogna distinguere tra pubblicazioni senza o a scopo di lucro.
Nel primo caso, l’uso e la divulgazione delle riproduzioni effettuate con mezzi propri sono liberi e gratuiti. Sono considerate senza scopo di lucro le pubblicazioni on-line che perseguano finalità scientifiche o pedagogiche, le quali non beneficino di inserzioni pubblicitarie o commerciali e non siano soggette ad accesso a pagamento, nonché le pubblicazioni cartacee senza prezzo di copertina distribuite gratuitamente. Accanto alla riproduzione, va però indicata la segnatura del documento e la menzione “Su concessione del Ministero della Cultura - Archivio di Stato di Milano”; una copia delle stesse pubblicazioni dovrà inoltre essere consegnata all’Istituto. Prima della pubblicazione, l’utente è tenuto a informare l’Istituto inviando un’e-mail all’indirizzo as-mi@cultura.gov.it.
L’iter da seguire è lo stesso anche per pubblicazioni con immagini senza scopo di lucro effettuate dal servizio interno dell’Istituto.
Nel caso di pubblicazioni a scopo di lucro, invece, sia con mezzi propri che tramite l’ufficio fotoriproduzione, va corrisposto un canone all’Istituto. Le pubblicazioni che ospitano le riproduzioni dovranno sempre riportare la segnatura del documento e la menzione “Su concessione del Ministero della Cultura - Archivio di Stato di Milano”; una copia delle stesse pubblicazioni dovrà essere consegnata all’Istituto. Gli utenti devono consegnare alla Biblioteca dell'Archivio di Stato di Milano copia cartacea o digitale del proprio lavoro se pubblicato (monografia, articolo, etc.), ovvero una copia della tesi di laurea/diploma/dottorato. Per la tesi, è lo studioso a stabilire le condizioni d’uso.
13. Se non riesco a recarmi in Archivio, in che modo posso svolgere la mia ricerca a distanza?
L’Archivio offre la possibilità di svolgere una ricerca, individuare un documento o reperire informazioni anche a distanza, contattando il centralino al numero 02 7742161 per chiedere una consulenza archivistica immediata, oppure, per richieste più specifiche, inviando un’e-mail all’indirizzo as.mi@cultura.gov.it. Le richieste sono evase entro 30 giorni dalla ricezione.
Un esempio: per richiedere copia di una sentenza o di un foglio matricolare è possibile inviare una e-mail con tutti i dettagli per la ricerca; entro 30 giorni attendere la risposta con esito positivo/negativo e le indicazioni su come procedere per organizzare la ricerca in sede o a distanza, oppure procedere al pagamento per ricevere la fotoriproduzione in digitale della documentazione richiesta.
14. Posso fare delle donazioni di volumi di pregio all’Archivio?
È possibile effettuare donazioni di materiale archivistico agli Archivi di Stato secondo i criteri di valutazione e le modalità indicati nella Circolare del 30 marzo 2017, n. 16 e nella Circolare del 10 gennaio 2020, n. 1 della Direzione generale Archivi.
Per tutte le informazioni, è possibile consultare la pagina Procedimenti sul sito della Direzione Generale Archivi.
15. Come posso seguire le iniziative dell’Archivio e rimanere aggiornato sulle ultime novità?
Per aggiornamenti sull’attività dell’Archivio, è possibile seguire le news sulla homepage del sito istituzionale.
Altri canali consigliati sono: la Newsletter, per ricevere comunicazioni sulle iniziative di valorizzazione promosse e organizzate dall’Archivio, e le pagine social dell’Istituto – Facebook e Instagram, oltre a YouTube e Spotify - sempre attive e ricche di contenuti e spunti di interesse archivistico e divulgativo.
