Das Staatsarchiv Mailand ist eine Außenstelle des Kulturministeriums und untersteht der Generaldirektion der Archive in Rom.*
Ebenso wie Museen, Bibliotheken, Ausgrabungsstätten und Baudenkmäler ist das Staatsarchiv „eine Kultureinrichtung und ein Kulturort“. Es hat die Aufgabe, Originaldokumente von historischem Interesse zu sammeln, zu erschließen, zu verwahren und zu Studien- und Forschungszwecken zugänglich zu machen.
Auf der Grundlage der geltenden Vorschriften hat das Staatsarchiv Mailand die folgenden Aufgaben:
- BESTANDSERHALTUNG des Archivguts, bestehend aus Archivalien aus der Zeit vor der Vereinigung Italiens, Schriftgut von historischem Interesse und zur dauerhaften Verwahrung bestimmten Unterlagen von Gerichten und Verwaltungsorganen des Staates, die für die Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren abgelaufen ist oder, im Fall der Aushebungs- und Musterungslisten, nach einer Aufbewahrungsfrist von siebzig Jahren ab dem Geburtsjahr des betreffenden Geburtsjahrgangs oder, im Fall von notariellen Urkunden, nach einer Aufbewahrungsfrist von hundert Jahren ab Beendigung der Notarstätigkeit. Das Staatsarchiv verwahrt über ein Zwischenarchiv auch die Unterlagen aufgehobener staatlicher Behörden oder öffentlicher Einrichtungen sowie, jedoch nur vorübergehend, die Archive und Überlieferungen öffentlicher Stellen. Außerdem durch Kauf oder Schenkung überkommene oder als Depositum übernommene Privatnachlässe. Die Bestandserhaltung wird durch Forschungstätigkeit, Schadensprävention, Instandhaltung und Restaurierung sowie durch die Erschließung des Archivguts gewährleistet.
- BEHÖRDENBERATUNG bei den staatlichen Registraturbildnern durch die Aufsichtskommissionen, die aus Vertretern der einzelnen Behörden, des Staatsarchivs und der Präfektur bestehen. Diese versammeln sich regelmäßig, um über die korrekte Führung der Registraturen und Altregistraturen zu wachen, die Kriterien für die Organisation, Verwaltung und Verwahrung der Dokumente festzulegen, der Generaldirektion der Archive die Aussonderungen vorzuschlagen, die Abgaben vorzubereiten und die geheimhaltungspflichtigen Akten zu identifizieren.
- AUSWERTUNG durch die Vermittlung und Bekanntmachung der eigenen Bestände. Zu diesem Bereich gehören die Beratung der Nutzerschaft, die Organisation von Dokumentationsausstellungen und wissenschaftlich-kulturellen Veranstaltungen, die Erstellung von Findmitteln, die Veröffentlichung von Studien und Findmitteln, die Herausgabe von Quellen sowie die Information über das Staatsarchiv und seine Initiativen auf der Website. Diese Tätigkeiten können auch von Privaten gesponsert werden.
- BILDUNGSARBEIT im Rahmen der Schule für Archivkunde, Paläografie und Diplomatik und im Rahmen der Archivpädagogik. Dieses Aufgabengebiet umfasst Archivführungen, Workshops, Seminare, Konferenzen etc.
Der Zugang zum Archivgut zu Lese-, Studien- und Forschungszwecken ist generell frei und kostenlos. Aus Datenschutzgründen ist von Gesetzes wegen die Genehmigung des Innenministeriums für die Einsichtnahme in die folgenden Unterlagen erforderlich:
- Vor Ablauf der vorgeschriebenen Abgabefrist abgegebene Unterlagen;
- Vertrauliche Dokumente in Bezug auf die staatliche Außen- und Innenpolitik; Sperrfrist 50 Jahre ab Entstehung der Unterlage;
- Unterlagen mit sensiblen Daten oder strafrechtlichen Angaben; Sperrfrist 40 Jahre ab Entstehung der Unterlage;
- Unterlagen, die Aufschluss über die Gesundheit, das Sexualleben oder vertrauliche Familienbeziehungen geben können; Sperrfrist 70 Jahre ab Entstehung der Unterlage.
- Unterlagen aus durch Schenkung oder Kauf überkommenen Privatnachlässen, für welche die Nachlassgeber ausbedingt haben, dass sie erst nach einer Frist von siebzig Jahren für die Nutzung zur Verfügung stehen.
Der Genehmigungsantrag (PDF, 11 KB) ist vom Interessenten gemeinsam mit Angaben zum Forschungsprojekt, also Thema, Zweck der Forschung und Art der Verbreitung der Daten, bei der Präfektur Mailand einzureichen, die ihn an das Innenministerium weiterleiten wird.
Verfasst von Carmela Santoro, Staatsarchivarin
Normenverweise:
Erlass des Präsidenten der Republik Nr. 1409 vom 30. September 1963, Vorschriften zur Organisation und zum Personal von Staatsarchiven (geltende Artikel)
GvD Nr. 42 vom 22. Januar 2004, Kodex der Kultur- und Landschaftsgüter (in der geltenden Fassung)
Erlass des Präsidenten der Republik Nr. 37 vom 8. Januar 2001, Verordnung zur Verfahrensvereinfachung für die Einrichtung und Erneuerung der Aufsichtskommissionen der Archive und die Aussonderung der Unterlagen staatlicher Stellen
GvD Nr. 196 vom 30. Juni 2003, Datenschutzverordnung
Verfügung des Garanten vom 14. März 2001, Deontologische Vorschriften für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu Zwecken der Geschichtsforschung
* Das Gesetz Nr. 71 vom 24. Juni 2013 betraute das Ministerium für Kulturgüter und -tätigkeiten mit der Zuständigkeit für den Tourismus und verfügte seine Umbenennung in Ministerium für Kulturgüter und -tätigkeiten und den Tourismus.
Es gibt insgesamt 101 italienische Staatsarchive, deren Standort sich in der jeweiligen Provinzhauptstadt befindet. Hinzu kommen 35 Staatsarchivabteilungen in Städten, die keine Provinzhauptstädte sind. Eine Übersicht finden Sie im Gesamtverzeichnis der italienischen Staatsarchive.
